E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

E-arşiv fatura, elektronik ortamda düzenlenen ve Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun bir fatura türüdür. Kesim süreci oldukça basittir: Öncelikle GİB’in ücretsiz e-arşiv portalına ya da özel entegratör yazılımlarına giriş yapılır. Ardından müşteri bilgileri, ürün veya hizmet detayları, vergi oranları girilir ve fatura elektronik imza ile onaylanır. Onaylanan fatura hem PDF olarak müşteriye iletilir hem de GİB sistemine kaydedilir.

E-Arşiv Fatura Nedir? Nasıl Kesilir? Adım Adım Rehber

E-arşiv fatura, kağıt fatura yerine elektronik ortamda düzenlenen ve hukuken geçerli olan bir belgedir. Özellikle e-fatura mükellefi olmayan firmalara ve son tüketicilere düzenlenir. Adım adım kesim süreci şu şekildedir:

1. GİB portalına veya özel entegratör sistemine giriş yapılır.

2. Satıcı ve alıcı bilgileri doldurulur.

3. Ürün/hizmet kalemleri, KDV oranı ve tutarları eklenir.

4. Fatura e-imza veya mali mühür ile onaylanır.

5. Fatura müşteriye elektronik ortamda gönderilir.

Bu adımlar tamamlandığında e-arşiv fatura hem hukuki hem de mali açıdan geçerli olur.

E-Arşiv Faturada Dikkat Edilmesi Gerekenler ve Sıkça Sorulan Sorular

E-arşiv faturada en önemli husus, bilgilerin doğru ve eksiksiz girilmesidir. Vergi numarası, adres ve tutar gibi bilgilerin yanlış olması, faturanın iptal edilmesine veya ceza doğmasına neden olabilir. Ayrıca günlük fatura kesim limitlerini aşmamak gerekir; belirlenen sınırın üzerindeki faturalar mutlaka e-fatura olarak düzenlenmelidir. Sık Sorulan Sorular:

• E-arşiv faturayı kimler kullanabilir? → E-fatura zorunluluğu olmayan işletmeler.

• E-arşiv fatura ne kadar sürede iletilmeli? → Düzenlendiği gün içinde alıcıya gönderilmeli.

• Fatura iptali mümkün mü? → Evet, belirli süreler içinde sistem üzerinden iptal edilebilir.

  
  

E-Arşiv Faturanın Avantajları: İşletmeniz İçin Hangi Faydaları Sağlar?

E-arşiv faturanın işletmelere sunduğu en büyük avantajlardan biri maliyet ve zaman tasarrufudur. Kâğıt, baskı ve arşiv maliyetlerini ortadan kaldırır. Ayrıca elektronik ortamda düzenlendiği için hızlı, güvenli ve çevre dostu bir çözümdür. İşletmeler, verilerini dijital ortamda saklayarak arşiv yükünden kurtulur ve denetimlerde daha şeffaf bir süreç sunar. Müşterilere anında gönderilebilmesi de satış süreçlerini hızlandırır ve müşteri memnuniyetini artırır.

E-Arşiv Fatura Nedir? Nasıl Kesilir? Adım Adım Rehber

E-arşiv fatura, elektronik ortamda düzenlenen, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun ve hukuken geçerli bir fatura türüdür. Özellikle e-fatura kullanmayan işletmelere ve son tüketicilere kesilir. Adım adım kesim süreci:

1. GİB e-arşiv portalına veya özel entegratör yazılımına giriş yapılır.

2. Satıcı ve alıcı bilgileri eksiksiz doldurulur.

3. Ürün/hizmet detayları, miktar ve KDV oranı eklenir.

4. Fatura, mali mühür veya e-imza ile onaylanır.

5. PDF olarak indirilir ve müşteriye e-posta yoluyla gönderilir.

   
   

E-Arşiv ve E-Fatura Arasındaki Fark Nedir? Ne Zaman Hangisi Kullanılır?

E-arşiv ve e-fatura çoğu zaman karıştırılsa da farklı amaçlara hizmet eder.

• E-fatura: Sadece e-fatura mükellefleri arasında kesilir. Alıcı da satıcı da sisteme kayıtlı olmalıdır.

• E-arşiv fatura: E-fatura kullanmayan mükelleflere ve son tüketicilere kesilir.

Kısacası, alıcınız e-fatura mükellefi ise e-fatura, değilse e-arşiv fatura düzenlemeniz gerekir. Ayrıca günlük belirlenen fatura limitlerini aşan tutarlar için e-arşiv zorunludur.

E-Arşiv Fatura Oluşturma: Gerekli Bilgiler Nelerdir?

E-arşiv fatura oluştururken mutlaka girilmesi gereken bilgiler şunlardır:

• Satıcı bilgileri (unvan, vergi numarası, adres)

• Alıcı bilgileri (TCKN/VKN, unvan veya isim, adres)

• Fatura tarihi ve numarası

• Mal veya hizmetin adı, miktarı, birim fiyatı

• Vergi oranları (KDV, ÖTV vb.)

• Genel toplam tutarı

Bu bilgilerin eksiksiz ve doğru girilmesi, faturanın yasal geçerliliği açısından zorunludur.

Özel Entegratör ve Portal Yöntemi: Hangisini Tercih Etmeliyim?

E-arşiv fatura kesmenin iki yöntemi vardır:

• GİB Portalı: Ücretsizdir, düşük sayıda fatura düzenleyen işletmeler için uygundur. Ancak manuel işlem gerektirir.

• Özel Entegratör: Ücretli yazılım veya hizmet sağlayıcılarıdır. Yüksek işlem hacmine sahip işletmeler için otomasyon, hızlı raporlama ve teknik destek avantajı sağlar.

Eğer küçük ölçekli bir işletmeyseniz portal yeterli olabilir; fakat orta ve büyük ölçekli firmalar için özel entegratör kullanmak çok daha verimli bir çözümdür.

E-Arşiv Faturada Dikkat Edilmesi Gerekenler ve Sıkça Sorulan Sorular

E-arşiv fatura keserken en önemli nokta, bilgilerin eksiksiz ve doğru girilmesidir. Vergi numarası, adres ve tutar gibi alanlarda yapılacak küçük hatalar bile faturanın geçersiz sayılmasına yol açabilir. Ayrıca günlük fatura tutar limitlerini aşmamaya dikkat edilmelidir; aksi durumda e-fatura düzenlenmesi zorunludur. Sık Sorulan Sorular:

• E-arşiv fatura kimlere kesilir? → E-fatura kullanmayan mükelleflere ve son tüketicilere.

• Faturanın alıcıya iletilme süresi nedir? → Düzenlendiği gün içinde iletilmelidir.

• Fatura iptali mümkün mü? → Evet, belirlenen sürelerde sistem üzerinden yapılabilir.

  
  

Yanlış Kesilen E-Arşiv Faturası Nasıl İptal Edilir veya Düzeltilir?

E-arşiv faturada yanlış bilgi girilmişse, bu fatura iptal edilerek yeniden düzenlenmelidir. GİB portalı üzerinden kesilen faturalar, sistemde yer alan “Fatura İptal” menüsü aracılığıyla iptal edilebilir. Özel entegratör kullanılıyorsa, iptal işlemi ilgili yazılım üzerinden yapılır. İptal edilen faturanın yerine doğru bilgilerle yeni bir fatura düzenlenmelidir. Önemli nokta, iptal ve yeniden düzenleme işleminin belirlenen süre içinde yapılmasıdır; aksi halde cezai yaptırımla karşılaşılabilir.

E-Arşiv Fatura Kesme Zorunluluğu: Kimler Kapsamda?

E-arşiv fatura, e-fatura mükellefi olmayan firmalara ve son tüketicilere yapılan satışlarda zorunlu hale gelir. Ayrıca günlük belirlenen fatura tutar limitinin üzerinde işlem yapan işletmelerin de e-arşiv fatura kesmesi mecburidir. E-ticaret, pazaryeri ve internet satışlarında da e-arşiv fatura zorunluluğu vardır. Bu düzenleme sayesinde kayıt dışılığın önlenmesi ve ticari işlemlerin şeffaf hale gelmesi hedeflenmektedir.

E-Arşiv Faturaların Saklanması: Yasal Saklama Süresi Ne Kadardır?

E-arşiv faturaların yasal saklama süresi 10 yıldır. Bu süre Vergi Usul Kanunu ile belirlenmiştir ve hem satıcı hem de alıcı için geçerlidir. Faturaların elektronik ortamda saklanması, güvenlik ve erişim kolaylığı sağlar. İşletmelerin e-arşiv faturalarını düzenli olarak yedeklemesi, olası teknik sorunlarda veri kaybını önler. Denetimlerde veya hukuki ihtilaflarda bu kayıtların eksiksiz sunulabilmesi için saklama süresine dikkat edilmesi büyük önem taşır.

E-Arşiv Faturanın Avantajları: İşletmeniz İçin Hangi Faydaları Sağlar?

E-arşiv fatura, işletmelerin dijital dönüşüm sürecinde en önemli adımlardan biridir. Geleneksel kağıt faturaların aksine elektronik ortamda düzenlenir ve alıcıya anında iletilir. Bu sistemin işletmelere sağladığı başlıca avantajlar arasında maliyet tasarrufu, zaman kazanımı, çevre dostu kullanım ve denetimlerde kolay erişim yer alır. Ayrıca elektronik ortamda arşivlenen faturalar kaybolma riskini ortadan kaldırır ve yasal saklama süresi boyunca güvenle korunur.

Maliyet Avantajı: Baskı ve Kargo Giderlerinden Nasıl Tasarruf Edersiniz?

Kağıt fatura düzenleyen işletmeler için baskı, arşivleme ve kargo masrafları önemli bir yük oluşturur. E-arşiv fatura sayesinde bu giderlerin tamamı ortadan kalkar. Baskı maliyetleri, zarf ve kargo masrafları, fiziksel depolama giderleri e-arşiv sisteminde bulunmaz. Böylece işletmeler yıllık olarak ciddi bir bütçe tasarrufu sağlar. Özellikle yüksek hacimli fatura kesen firmalar için e-arşiv, doğrudan kârlılığı artıran bir çözümdür.

Hız ve Kolaylık: Fatura Kesme ve Gönderme Sürecini Nasıl Hızlandırırsınız?

E-arşiv fatura, manuel işlemlerin yerine otomatik sistemler kullanıldığı için çok daha hızlıdır. Birkaç tıklama ile fatura düzenlenip elektronik imza ile onaylanır ve aynı anda müşteriye iletilir. Bu sayede hem satış süreci hızlanır hem de müşteri memnuniyeti artar. Ayrıca özel entegratör yazılımları sayesinde toplu fatura düzenleme ve otomatik gönderim imkânı da vardır. İşletmeler, e-arşiv ile zamandan tasarruf ederek operasyonlarını daha verimli yönetebilir.

Denetim Kolaylığı: Muhasebe Süreçlerinizde Nasıl Şeffaflık Sağlarsınız?

E-arşiv faturalar elektronik ortamda saklandığı için denetimlerde hızlı erişim sağlar. Vergi incelemeleri sırasında tüm faturalar dijital dosyalar halinde yetkililere sunulabilir. Bu da işletmelerin şeffaflık ve güvenilirlik kazanmasına yardımcı olur. Ayrıca arşivlerin düzenli ve erişilebilir olması, hem mali müşavirlerin hem de işletme sahiplerinin işini kolaylaştırır. Bu sayede denetim süreçleri daha kısa sürede tamamlanır ve olası hata riskleri minimuma iner.